Jelaskan Cara-Cara yang Dapat Dilakukan Organisasi untuk Membakukan Perilaku Anggota Organisasi?

SwaraWarta.co.id – Membakukan perilaku anggota organisasi adalah salah satu upaya strategis yang dilakukan organisasi untuk menciptakan konsistensi dan keteraturan dalam operasional sehari-hari. Istilah “membakukan” dalam konteks ini berarti mengatur dan menetapkan standar perilaku yang diharapkan dari setiap anggota, baik karyawan, manajer, maupun pemimpin organisasi, sehingga semua pihak dapat bekerja dengan nilai, aturan, dan prosedur yang seragam. Langkah ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi, menjaga budaya kerja yang positif, dan menghindari konflik internal.

Artikel ini akan menjelaskan cara-cara yang efektif untuk membakukan perilaku anggota organisasi. Setiap metode akan dijelaskan secara mendetail, dan beberapa pendapat dari pakar manajemen serta hasil penelitian relevan juga akan disertakan untuk memperkuat pembahasan.

1. Penyusunan Aturan dan Kebijakan yang Jelas

A. Definisi dan Fungsi Aturan dalam Organisasi

Aturan adalah pedoman tertulis yang dibuat organisasi untuk mengarahkan tindakan dan perilaku anggota. Aturan dan kebijakan yang jelas dapat membantu organisasi menetapkan standar perilaku dan memastikan setiap anggota mengetahui apa yang diharapkan dari mereka. Aturan ini mencakup berbagai aspek seperti etika kerja, kebijakan kehadiran, serta prosedur penyelesaian tugas.

B. Langkah-langkah Menyusun Aturan yang Efektif

1. Identifikasi Nilai-nilai Utama: Menentukan nilai utama organisasi, seperti integritas, disiplin, dan kerja sama, yang akan menjadi dasar dalam pembentukan aturan.
2. Konsultasi dengan Semua Pihak: Melibatkan berbagai pihak dalam organisasi untuk memastikan bahwa aturan yang dibuat relevan dan dapat diterima oleh semua pihak.
3. Komunikasi dan Sosialisasi: Setelah aturan ditetapkan, sosialisasi yang efektif diperlukan agar setiap anggota memahami dan mengimplementasikannya dalam pekerjaan sehari-hari.

Menurut penelitian yang dilakukan oleh pakar manajemen Peter Drucker, aturan yang dibuat dengan melibatkan semua pihak akan memiliki tingkat kepatuhan yang lebih tinggi karena anggota merasa memiliki keterlibatan langsung dalam proses penyusunan.

2. Pelatihan dan Pengembangan Keterampilan Anggota

A. Mengapa Pelatihan Penting dalam Membakukan Perilaku?

Pelatihan merupakan salah satu cara untuk menanamkan standar perilaku yang diinginkan. Selain membangun keterampilan teknis, pelatihan juga memberikan pemahaman tentang etika kerja, nilai-nilai organisasi, dan prosedur yang benar. Melalui pelatihan yang teratur, organisasi dapat memastikan bahwa setiap anggota bekerja sesuai dengan standar yang ditetapkan.

B. Jenis Pelatihan yang Dapat Dilakukan

1. Pelatihan Orientasi: Memberikan pemahaman dasar bagi anggota baru mengenai visi, misi, dan nilai organisasi.
2. Pelatihan Keterampilan Teknis dan Soft Skill: Pelatihan yang mengajarkan keterampilan teknis serta keterampilan interpersonal seperti komunikasi, kolaborasi, dan manajemen waktu.
3. Pelatihan Kepemimpinan: Khusus untuk posisi manajerial, pelatihan ini menanamkan kemampuan memimpin serta mengelola tim sesuai standar organisasi.

Menurut Stephen P. Robbins, pakar perilaku organisasi, pelatihan yang terstruktur tidak hanya membantu meningkatkan produktivitas tetapi juga berfungsi sebagai sarana membakukan perilaku dengan menginternalisasi nilai-nilai perusahaan pada setiap individu.

3. Pembentukan Budaya Organisasi yang Kuat

A. Pengertian dan Fungsi Budaya Organisasi

Budaya organisasi adalah seperangkat nilai, kepercayaan, dan kebiasaan yang dipegang teguh oleh semua anggota. Budaya yang kuat berfungsi sebagai pedoman tidak tertulis yang membentuk perilaku anggota dalam bekerja, bersosialisasi, dan menghadapi tantangan.

B. Langkah-langkah Membentuk Budaya Organisasi yang Kuat

1. Penetapan Nilai Inti: Mengidentifikasi nilai-nilai dasar yang akan menjadi landasan budaya organisasi, seperti kejujuran, inovasi, dan kerja sama.
2. Contoh dari Pemimpin: Pemimpin harus menjadi contoh dalam menerapkan nilai-nilai ini untuk mempengaruhi anggota lain.
3. Penghargaan dan Sanksi: Menerapkan sistem penghargaan untuk perilaku yang sesuai dengan budaya organisasi serta sanksi untuk pelanggaran.

Edgar Schein, seorang pakar budaya organisasi, menjelaskan bahwa budaya yang kuat dapat menjadi alat kontrol yang tidak kasatmata namun efektif dalam membentuk perilaku anggota, karena budaya organisasi yang kuat akan mempengaruhi cara anggota berpikir dan bertindak.

4. Implementasi Sistem Pengawasan dan Evaluasi

A. Definisi Pengawasan dan Evaluasi dalam Konteks Organisasi

Pengawasan dan evaluasi adalah proses untuk memonitor dan menilai apakah anggota organisasi bekerja sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Sistem ini dapat membantu organisasi mengidentifikasi perilaku yang menyimpang dari aturan atau kebijakan.

B. Cara Mengimplementasikan Pengawasan yang Efektif

1. Menetapkan Indikator Kinerja Utama (KPI): Indikator ini dapat memudahkan pemantauan perilaku dan kinerja setiap anggota sesuai standar yang telah ditetapkan.
2. Pengawasan Berkala: Melakukan pengawasan secara berkala untuk memastikan kepatuhan terhadap standar perilaku.
3. Evaluasi dan Umpan Balik: Memberikan umpan balik konstruktif kepada anggota yang menunjukkan penyimpangan agar mereka dapat memperbaiki perilakunya.

Dengan adanya pengawasan yang sistematis, organisasi dapat mengidentifikasi masalah perilaku lebih awal dan memberikan solusi yang tepat. Pakar manajemen kualitas, W. Edwards Deming, menekankan bahwa evaluasi yang berkesinambungan adalah kunci untuk menjaga standar kualitas dan perilaku dalam organisasi.

5. Penerapan Sistem Reward dan Punishment

A. Pentingnya Sistem Reward dan Punishment

Sistem reward dan punishment adalah metode yang dirancang untuk memberikan penghargaan kepada anggota yang menunjukkan perilaku yang sesuai dengan standar organisasi serta memberikan sanksi bagi yang melanggar. Penerapan sistem ini membantu organisasi dalam membakukan perilaku karena setiap anggota akan termotivasi untuk mengikuti aturan agar mendapatkan penghargaan dan menghindari hukuman.

B. Cara Mengimplementasikan Reward dan Punishment secara Efektif

1. Penghargaan yang Relevan: Memberikan penghargaan yang relevan dan bernilai bagi anggota, seperti bonus, promosi, atau pengakuan di depan publik.
2. Penerapan Sanksi yang Konsisten: Menetapkan sanksi yang konsisten dan adil bagi pelanggaran aturan tanpa diskriminasi.
3. Evaluasi Efektivitas Reward dan Punishment: Menilai efektivitas sistem ini untuk memastikan dampak positif pada perilaku anggota.

B. F. Skinner, seorang ahli psikologi, dalam teori pembelajarannya menyatakan bahwa perilaku seseorang dapat dibentuk melalui reinforcement, baik positif (reward) maupun negatif (punishment). Sistem ini akan membentuk kebiasaan perilaku yang selaras dengan standar organisasi.

Kesimpulan

Membakukan perilaku anggota organisasi adalah upaya penting dalam menciptakan keteraturan dan konsistensi dalam operasional organisasi. Dengan menerapkan aturan yang jelas, memberikan pelatihan, membentuk budaya organisasi yang kuat, melakukan pengawasan berkala, dan menerapkan sistem reward serta punishment yang adil, organisasi dapat memastikan bahwa setiap anggota bekerja sesuai standar yang ditetapkan. Upaya ini tidak hanya meningkatkan efisiensi, tetapi juga menciptakan lingkungan kerja yang kondusif, dimana setiap individu merasa dihargai dan termotivasi untuk memberikan kinerja terbaik.