Tips Cara Membuat Surat Izin Sekolah yang Baik dan Benar

Swarawarta.co.id – Cara membuat surat izin sekolah yang baik
dan benar, bisa Anda lakukan apabila tidak dapat hadir di sekolah.

Surat izin sekolah memiliki peranan penting dalam menjalin
komunikasi resmi antara orangtua atau wali murid dengan pihak sekolah.

Sebagai sarana untuk meminta izin dalam situasi tertentu,
seperti ketidakhadiran murid dalam jangka waktu tertentu atau keperluan khusus
lainnya, penting bagi kita untuk memahami cara menyusun surat izin yang benar
agar pesan yang disampaikan dapat diterima dan diproses dengan baik oleh pihak
sekolah.

Dalam panduan ini, kita akan membahas langkah-langkah
penting dalam cara membuat surat izin sekolah yang sesuai dengan etika
komunikasi resmi.

Berikut ini cara membuat surat izin sekolah yang baik dan benar:

1. Format Surat yang
Sesuai

Format surat izin sekolah harus memenuhi standar format
surat resmi. Bagian atas surat perlu mencantumkan alamat sekolah, tanggal
pembuatan surat, serta alamat tujuan surat.

Selanjutnya, di bagian awal surat, sertakan salam pembuka
dan identitas penerima surat, yang dalam hal ini adalah kepala sekolah atau
pihak yang berwenang.

2. Identifikasi Diri
dengan Jelas

Cara membuat surat izin sekolah berikutnya adalah informasi
mengenai identifikasi diri yang jelas.

Penting untuk memberikan informasi identitas diri secara
lengkap dan akurat. Tuliskan nama lengkap orangtua atau wali murid, nomor
kontak yang dapat dihubungi, serta nama lengkap murid beserta kelasnya.

Hal ini membantu pihak sekolah dalam mengenali siapa
pengirim surat dan siapa yang terkait dengan izin yang diminta.

3. Jelaskan Tujuan Izin dengan Rinci

Pada bagian isi surat, sampaikan dengan jelas dan rinci
alasan mengapa Anda membutuhkan izin sekolah. Apakah itu karena alasan
kesehatan, acara keluarga, atau situasi khusus lainnya, pastikan bahwa pesan
yang disampaikan tidak ambigu atau samar-samar. Pihak sekolah perlu memahami
dengan jelas mengapa izin ini diperlukan.

4. Tentukan Waktu dan
Durasi Izin

Tanggal atau rentang waktu yang Anda butuhkan izin harus
dinyatakan dengan tegas. Menyebutkan tanggal-tanggal tertentu atau durasi izin
membantu pihak sekolah dalam merencanakan dan mengatur kehadiran murid dengan
lebih baik. Jika izin diperlukan untuk beberapa hari, pastikan untuk menentukan
tanggal mulai dan berakhirnya izin.

5. Lampirkan Bukti
Pendukung (Jika Diperlukan)

Jika alasan izin adalah masalah kesehatan, sebaiknya
lampirkan surat keterangan dari dokter yang menjelaskan kondisi murid dan
rekomendasi izin. Hal ini dapat memvalidasi alasan Anda dan memberikan
pemahaman yang lebih mendalam kepada pihak sekolah.

6. Sampaikan
Permohonan dengan Sopan

Penggunaan bahasa yang sopan dan hormat sangat penting dalam
menyusun surat izin. Hindari bahasa kasar atau tuntutan yang terlalu kuat.

Sampaikan permohonan izin dengan bahasa yang sopan dan
memberikan pemahaman bahwa izin tersebut memang penting bagi Anda dan murid.

7. Tutup Surat dengan
Rapi

Setelah menjelaskan alasan dan detail izin dengan cukup,
pastikan Anda menutup surat dengan ungkapan terima kasih atas perhatian yang
diberikan oleh pihak sekolah terhadap permohonan Anda. Tambahkan tanda tangan
di bawahnya untuk memberikan kesan resmi pada surat.

Pewarta: Mulyadi
Editor: Galih Sandy
COPYRIGHT © Swarawarta
Sumber : Berbagai Sumber