SwaraWarta.co.id – Di era bisnis modern, email korespondensi bisnis merupakan salah satu alat komunikasi penting yang digunakan untuk berinteraksi dengan klien, kolega, dan mitra. Email bisnis yang profesional dan efektif dapat memperkuat hubungan, membangun reputasi, dan memperlancar proses bisnis. Dalam penyusunan email bisnis, ada beberapa elemen utama yang harus diperhatikan, yaitu opening (pembukaan), body (isi), dan closing (penutup). Artikel ini akan membahas cara merancang sebuah email korespondensi bisnis yang tepat dan efektif, lengkap dengan contoh dan penjelasan detail mengenai setiap bagiannya.
Apa itu Korespondensi Bisnis?
Korespondensi bisnis merujuk pada komunikasi tertulis yang dilakukan dalam konteks bisnis atau profesional. Email adalah salah satu bentuk korespondensi bisnis yang paling umum digunakan, dan berbeda dengan email pribadi, email bisnis harus mematuhi etika dan format yang profesional. Email korespondensi bisnis harus terstruktur dengan baik dan mencerminkan profesionalisme karena akan memengaruhi kesan yang diterima oleh penerima.
Menurut ahli komunikasi bisnis, Dr. Daniel Goleman, sebuah korespondensi bisnis yang baik tidak hanya bergantung pada informasi yang disampaikan, tetapi juga pada tone atau nada yang digunakan. Nada profesional dan sopan sangat penting untuk menjaga hubungan bisnis yang positif.
ADVERTISEMENT
.SCROLL TO RESUME CONTENT
Struktur Email Korespondensi Bisnis: Opening, Body, dan Closing
Email bisnis yang baik harus memiliki struktur yang jelas agar mudah dipahami oleh penerima. Berikut adalah penjelasan lengkap tentang cara merancang email bisnis yang mencakup opening, body, dan closing.
1. Opening (Pembukaan)
Bagian opening merupakan salam dan pembukaan yang mengawali email. Bagian ini bertujuan untuk memperkenalkan pengirim email, menyapa penerima, dan menyampaikan tujuan utama email tersebut secara ringkas. Opening harus singkat namun mencakup informasi penting, seperti sapaan kepada penerima, pengenalan diri (jika diperlukan), dan latar belakang email.
Contoh Opening yang Efektif:
“Yth. Bapak/Ibu [Nama Penerima],
Saya [Nama Pengirim], [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Kami ingin menyampaikan informasi terkait [tujuan email], yang mungkin akan bermanfaat bagi kerja sama kita ke depannya.”
Tips dalam Membuat Opening yang Efektif:
- Gunakan sapaan yang formal seperti “Yth.” atau “Dengan hormat” untuk menunjukkan kesopanan.
- Sebutkan nama penerima jika memungkinkan, agar email terasa lebih personal.
- Sampaikan latar belakang email secara singkat dan langsung pada poin utama.
Menurut buku Business Communication Today karya Bovee dan Thill, sapaan yang personal dan langsung memberikan kesan pertama yang baik kepada penerima, meningkatkan peluang bahwa email tersebut akan dibaca dengan seksama.
2. Body (Isi Email)
Bagian body adalah inti dari email, di mana informasi utama disampaikan. Dalam bagian ini, sangat penting untuk menjelaskan detail yang relevan dengan jelas dan terstruktur. Isi email harus disusun dengan paragraf-paragraf singkat agar mudah dipahami dan tidak membingungkan penerima.
Contoh Body yang Efektif:
- Paragraf 1: Latar Belakang
“Kami sangat menghargai kemitraan yang terjalin antara [Nama Perusahaan Pengirim] dan [Nama Perusahaan Penerima]. Sebagai bagian dari upaya kami untuk meningkatkan pelayanan, kami ingin menginformasikan mengenai penawaran terbaru yang mungkin bermanfaat bagi Bapak/Ibu.” - Paragraf 2: Penjelasan Utama
“Penawaran ini meliputi [deskripsi produk/jasa/penawaran]. Kami percaya bahwa layanan ini dapat memberikan manfaat tambahan dalam operasional Bapak/Ibu. Layanan ini juga mencakup dukungan penuh dari tim kami untuk memastikan kelancaran implementasinya.” - Paragraf 3: Ajakan atau Tindakan Selanjutnya
“Apabila Bapak/Ibu tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, kami siap menjadwalkan pertemuan untuk membahas lebih detail atau dapat menghubungi kami melalui kontak di bawah ini. Kami berharap dapat melanjutkan diskusi ini dalam waktu dekat.”
Tips dalam Membuat Body yang Efektif:
- Sampaikan informasi dalam paragraf-paragraf yang terstruktur dengan baik.
- Gunakan bahasa yang lugas dan hindari istilah teknis yang rumit, kecuali jika penerima memahaminya.
- Tambahkan ajakan atau langkah selanjutnya jika diperlukan, seperti “Jangan ragu untuk menghubungi kami” atau “Kami siap menjadwalkan pertemuan”.
Menurut ahli komunikasi bisnis Dianna Booher, “Isi pesan yang jelas dan terstruktur menunjukkan profesionalisme dan memudahkan penerima untuk memahami serta menindaklanjuti pesan.”
3. Closing (Penutup)
Bagian closing adalah bagian akhir yang menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih kepada penerima. Closing juga harus mencakup informasi kontak, serta nama dan jabatan pengirim untuk menunjukkan kejelasan dalam korespondensi bisnis. Closing yang baik akan menciptakan kesan positif dan memperlihatkan itikad baik dalam bekerja sama.
Contoh Closing yang Efektif:
“Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Kami berharap informasi ini bermanfaat bagi Bapak/Ibu. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya melalui email ini atau nomor telepon di bawah ini.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan Pengirim]
[Perusahaan]
[Informasi Kontak]”
Tips dalam Membuat Closing yang Efektif:
- Ucapkan terima kasih sebagai tanda penghargaan.
- Sampaikan informasi kontak agar penerima mudah menghubungi jika ada pertanyaan lebih lanjut.
- Gunakan penutup formal, seperti “Hormat kami” atau “Salam hormat.”
Contoh Lengkap Email Korespondensi Bisnis
Berikut ini contoh lengkap email korespondensi bisnis yang baik, dari opening hingga closing:
To: [email protected]
Subject: Penawaran Kerja Sama Produk Terbaru dari [Nama Perusahaan]
Yth. Bapak Ahmad,
Saya [Nama Pengirim], [Jabatan] di [Nama Perusahaan]. Kami ingin menyampaikan informasi terkait penawaran terbaru yang mungkin akan bermanfaat bagi kerja sama kita ke depannya.
Kami sangat menghargai kemitraan yang terjalin antara [Nama Perusahaan Pengirim] dan [Nama Perusahaan Penerima]. Sebagai bagian dari upaya kami untuk meningkatkan pelayanan, kami ingin menginformasikan mengenai penawaran terbaru yang meliputi [deskripsi produk/jasa]. Layanan ini mencakup dukungan penuh dari tim kami untuk memastikan kelancaran implementasinya.
Apabila Bapak tertarik untuk mengetahui lebih lanjut, kami siap menjadwalkan pertemuan untuk membahas lebih detail. Kami berharap dapat melanjutkan diskusi ini dalam waktu dekat.
Demikian informasi yang dapat kami sampaikan. Kami berharap informasi ini bermanfaat bagi Bapak. Terima kasih atas perhatian dan kerja samanya. Jika ada pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya melalui email ini atau nomor telepon di bawah ini.
Hormat kami,
[Nama Pengirim]
[Jabatan]
[Perusahaan]
[Informasi Kontak]
Kesimpulan
Merancang email korespondensi bisnis yang efektif membutuhkan perhatian terhadap struktur dan bahasa yang digunakan. Dengan menyusun email yang mencakup opening, body, dan closing secara jelas dan profesional, komunikasi bisnis dapat terjalin lebih baik dan mencapai hasil yang diharapkan. Dalam setiap korespondensi, penting untuk mengedepankan kesopanan, keterbukaan, dan kejelasan agar pesan diterima dengan baik.
