Manajer Meminta Anda Sebagai Karyawan Departemen People Management Untuk Melakukan Reanalisis Jabatan Di Perusahaan Sebagai Tindak Lanjut

SwaraWarta.co.id – Dalam sebuah perusahaan, proses analisis jabatan adalah langkah penting yang berfungsi untuk memahami lebih dalam mengenai tugas, tanggung jawab, dan kebutuhan yang diperlukan dalam setiap posisi. Namun, apabila analisis jabatan sebelumnya tidak menghasilkan sistem yang baik, maka perlu dilakukan reanalisis jabatan. Pada kesempatan kali ini, kita akan membahas bagaimana cara melakukan reanalisis jabatan di perusahaan dengan menggunakan metode Behavior Event Interview (BEI) sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi analisis jabatan sebelumnya yang tidak optimal.

Soal Lengkap:

Manajer meminta anda sebagai karyawan Departemen People Management untuk melakukan reanalisis jabatan di perusahaan sebagai tindak lanjut dari hasil evaluasi kegiatan analisis jabatan sebelumnya kurang berhasil dan tidak menghasilkan sistem yang baik di perusahaan.

Berdasarkan evaluasi kegiatan analisis jabatan sebelumnya, ada beberapa fakta:

• Analisis jabatan berbasiskan pada tugas.

• Job description yang dihasilkan tidak sesuai dengan keadaan lapangan.

• Kegiatan analisis jabatan hanya dilakukan berdasarkan pada pengumpulan kuisioner.

Setelah melihat situasi tersebut, maka bagaimanakah langkah analisis jabatan yang akan anda lakukan (dengan berpatokan pada metode behavior event interview)?

Jawaban:

Evaluasi Hasil Analisis Jabatan Sebelumnya

Sebelum kita mulai merencanakan langkah-langkah untuk reanalisis jabatan, mari kita lihat dulu beberapa fakta yang ditemukan dari hasil evaluasi analisis jabatan sebelumnya:

• Analisis jabatan berbasiskan pada tugas: Analisis ini hanya berfokus pada deskripsi tugas yang dilakukan oleh karyawan tanpa memperhatikan konteks atau kondisi yang ada di lapangan.
• Job description tidak sesuai dengan keadaan lapangan: Job description yang dihasilkan ternyata tidak mencerminkan kondisi nyata dan tantangan yang ada di lapangan.
• Kegiatan analisis jabatan hanya mengandalkan kuisioner: Proses analisis jabatan sebelumnya sangat bergantung pada pengumpulan kuisioner, yang terkadang tidak memberikan gambaran yang akurat tentang pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan.

Metode Behavior Event Interview (BEI)

Untuk memastikan hasil analisis jabatan yang lebih baik, salah satu metode yang bisa digunakan adalah Behavior Event Interview (BEI). BEI adalah teknik wawancara yang berfokus pada kejadian-kejadian atau peristiwa yang relevan dengan pekerjaan. Teknik ini dapat membantu mendapatkan gambaran yang lebih jelas mengenai tugas dan tanggung jawab seseorang di lapangan.

Pada BEI, wawancara dilakukan dengan cara menggali pengalaman karyawan di masa lalu terkait dengan pekerjaan mereka. Tujuan utama dari BEI adalah untuk mengetahui bagaimana seseorang menyelesaikan tugas atau tantangan tertentu dalam pekerjaan mereka, serta bagaimana perilaku mereka dalam menghadapi situasi tertentu. Dengan pendekatan ini, Anda bisa mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang pekerjaan yang sebenarnya, bukan hanya deskripsi tugas yang teoretis.

Langkah-Langkah Reanalisis Jabatan dengan Metode BEI

Berikut adalah langkah-langkah yang dapat Anda lakukan dalam melakukan reanalisis jabatan di perusahaan dengan berpatokan pada metode Behavior Event Interview (BEI):

1. Identifikasi Tujuan Reanalisis Jabatan

Langkah pertama adalah menetapkan tujuan reanalisis jabatan. Dalam hal ini, tujuan utama adalah untuk menghasilkan job description yang lebih akurat dan relevan dengan kondisi lapangan. Anda perlu memastikan bahwa job description yang dihasilkan nanti menggambarkan tugas dan tanggung jawab secara realistis, serta mencerminkan kebutuhan yang ada di lapangan.

2. Persiapkan Instrumen Wawancara BEI

Sebelum memulai wawancara, buatlah daftar pertanyaan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab jabatan yang ingin dianalisis. Pertanyaan dalam BEI biasanya bersifat terbuka dan menggali pengalaman karyawan terkait dengan situasi tertentu. Misalnya, Anda bisa bertanya tentang:

• “Ceritakan pengalaman Anda saat menghadapi tantangan dalam pekerjaan ini. Bagaimana cara Anda menyelesaikannya?”
• “Pernahkah Anda menghadapi situasi yang menguji keterampilan komunikasi Anda dalam pekerjaan ini? Bagaimana Anda mengatasinya?”
• “Apa saja keputusan penting yang Anda buat dalam pekerjaan ini? Bagaimana cara Anda mengambil keputusan tersebut?”

Pastikan untuk menyesuaikan pertanyaan dengan peran atau jabatan yang sedang dianalisis.

3. Lakukan Wawancara dengan Karyawan

Setelah instrumen wawancara siap, langkah selanjutnya adalah melaksanakan wawancara dengan karyawan yang memegang jabatan terkait. Pilihlah karyawan yang memiliki pengalaman langsung dengan pekerjaan tersebut dan dapat memberikan informasi yang valid mengenai tantangan serta tanggung jawab dalam pekerjaan mereka.

Selama wawancara, fokuskan pada pengalaman masa lalu mereka dalam menghadapi tantangan dan situasi yang relevan dengan pekerjaan. Hindari pertanyaan yang terlalu teoritis atau hanya berkisar pada tugas-tugas rutin.

4. Analisis dan Kategorikan Data yang Diperoleh

Setelah wawancara selesai, Anda akan memiliki banyak data yang perlu dianalisis. Langkah selanjutnya adalah mengkategorikan informasi yang diperoleh berdasarkan jenis keterampilan, kompetensi, dan perilaku yang diperlukan dalam pekerjaan tersebut.

Dalam proses ini, cari pola-pola umum atau tema-tema yang sering muncul dalam pengalaman karyawan. Misalnya, apakah karyawan sering mengelola tim? Apakah mereka membutuhkan keterampilan komunikasi yang kuat? Dengan cara ini, Anda bisa menggali kompetensi dan perilaku yang sebenarnya dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut.

5. Perbarui Job Description Berdasarkan Hasil BEI

Setelah menganalisis data dari wawancara BEI, Anda dapat mulai memperbarui job description. Pastikan job description yang baru mencerminkan tugas, tanggung jawab, dan kompetensi yang sebenarnya dibutuhkan dalam pekerjaan tersebut, berdasarkan wawancara dengan karyawan yang bersangkutan.

Job description yang baik tidak hanya mencakup daftar tugas, tetapi juga menggambarkan kompetensi yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas tersebut, serta perilaku yang diharapkan dalam menghadapi tantangan pekerjaan.

6. Verifikasi dan Validasi Job Description dengan Manajer

Setelah job description diperbarui, langkah terakhir adalah memverifikasi dan memvalidasi hasilnya dengan manajer atau pihak yang lebih berwenang. Ini penting untuk memastikan bahwa job description yang telah diperbarui benar-benar sesuai dengan kebutuhan organisasi dan dapat diterima oleh pihak manajemen.

Jika ada perubahan besar dalam tugas atau tanggung jawab, pastikan untuk mendapatkan masukan dari manajer atau supervisor yang lebih senior agar hasil analisis jabatan dapat diterima secara menyeluruh.

Kesimpulan

Reanalisis jabatan adalah langkah penting untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki sistem yang tepat dalam mendeskripsikan pekerjaan dan menentukan kualifikasi yang diperlukan. Dengan menggunakan metode Behavior Event Interview, Anda dapat menggali informasi yang lebih mendalam dan akurat mengenai tugas, tantangan, dan kompetensi yang dibutuhkan dalam pekerjaan tertentu. Langkah-langkah yang telah dijelaskan di atas akan membantu Anda dalam menghasilkan job description yang lebih relevan dan sesuai dengan kondisi lapangan.